Dlaczego podczas szkoleń wykorzystuje się prawdziwe dokumenty?
Przykłady fikcyjne nie zawsze odzwierciedlają problemy, z jakimi borykają się pracownicy w codziennej pracy. Dlatego trenerzy często korzystają z prawdziwych umów, pism, skarg, formularzy, dokumentacji medycznej lub raportów z wypadków.
Materiały te pokazują rzeczywistą strukturę dokumentu, sposób opisu sprawy oraz błędy, które mogą pojawić się w praktyce. Dzięki temu uczestnicy mogą szybciej zrozumieć ten proces i skuteczniej wykorzystać zdobytą wiedzę.
Jednocześnie prawdziwy dokument może zawierać znacznie więcej informacji, niż jest to konieczne do celów szkoleniowych. Imię i nazwisko klienta, numer identyfikacyjny, adres, podpis czy numer konta bankowego zazwyczaj nie pomagają uczestnikom w zrozumieniu procesu. Mogą one jednak ujawnić tożsamość konkretnej osoby.
Jakie dane mogą pojawić się w materiałach szkoleniowych?
Zakres danych zależy od rodzaju dokumentu. Umowa może zawierać informacje o stronach, przedstawicielach i osobach kontaktowych. Zgłoszenie do pomocy technicznej może zawierać adres e-mail, numer telefonu oraz opis problemu. Dokumentacja medyczna może zawierać informacje dotyczące stanu zdrowia pacjenta, leczenia oraz historii choroby.
Przed wykorzystaniem dokumentu organizacje powinny sprawdzić takie informacje, jak:
- imiona i nazwiska,
- adresy domowe,
- adresy e-mailowe i numery telefonów,
- krajowe numery identyfikacyjne oraz numery dokumentów tożsamości,
- podpisy,
- numery kont bankowych,
- informacje dotyczące zdrowia,
- dane klientów i wykonawców,
- numery spraw, umów lub zgłoszeń serwisowych,
- informacje umieszczone w tabelach, nagłówkach i stopkach.
Nie każda informacja musi zostać usunięta. Dokument powinien zawierać treści niezbędne do wyjaśnienia problemu. Ilość danych osobowych powinna jednak być ograniczona do tego, co faktycznie jest potrzebne uczestnikom.
Dlaczego samo ukrycie danych może okazać się niewystarczające?
Podczas przygotowywania materiałów szkoleniowych pracownik może zasłonić dane osobowe czarnym prostokątem lub umieścić nad tekstem inny element graficzny. Dokument może sprawiać wrażenie bezpiecznego, ale wizualne zasłonięcie informacji nie zawsze oznacza, że zostały one trwale usunięte.
Po przeprowadzeniu anonimizacji należy zatem dokładnie sprawdzić ostateczną wersję pliku. Usunięte informacje nie powinny być dostępne poprzez kopiowanie, wyszukiwanie ani zmianę ustawień wizualnych dokumentu.
Organizacje powinny również przeanalizować:
- nazwa pliku,
- komentarze i uwagi,
- nagłówki i stopki,
- tabele,
- zeskanowane podpisy,
- dodatkowe strony i załączniki.
Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest utworzenie oddzielnej kopii przeznaczonej wyłącznie do celów szkoleniowych. Oryginalny plik pozostaje w organizacji, natomiast prowadzący szkolenia i uczestnicy otrzymują wersję pozbawioną zbędnych danych osobowych.
W jaki sposób należy przygotować dokumenty na szkolenie?
Wybierz materiał, który wspiera cel szkolenia
Dokument ten powinien pomóc w wyjaśnieniu konkretnego procesu, problemu lub sytuacji. Nie ma potrzeby udostępniania całej dokumentacji sprawy, jeśli wystarczą dwie strony umowy lub pojedyncze zgłoszenie klienta.
Im mniejsza ilość materiału, tym łatwiej jest go przejrzeć i odpowiednio przygotować.
Określ dane, które należy usunąć
Najpierw należy ustalić, jakie informacje muszą być widoczne dla uczestników. Następnie należy zidentyfikować dane, które nie mają związku z ćwiczeniem, analizą lub dyskusją.
Na przykład podczas szkolenia dotyczącego obsługi reklamacji klientów istotne znaczenie może mieć opis problemu oraz reakcja firmy. Imię i nazwisko klienta, jego numer telefonu oraz adres zamieszkania zazwyczaj nie są potrzebne.
Utwórz kopię dokumentu
Nie należy zmieniać nazwy jedynej dostępnej wersji pliku. Należy utworzyć osobną kopię i nadać jej jednoznaczną nazwę. Zmniejsza to ryzyko wprowadzenia zmian w oryginalnym dokumencie lub wysłania niewłaściwej wersji.
Zanonymizuj dokumenty szkoleniowe
Usuń wybrane dane z tekstu głównego, tabel, obrazów, nagłówków i stopek. Jednocześnie zachowaj strukturę i kontekst niezbędne do zrozumienia materiału.
W przypadku korzystania z kilku podobnych dokumentów do każdego z nich należy stosować te same zasady anonimizacji. Pomaga to zapewnić spójność przygotowania wszystkich materiałów szkoleniowych.
Przed opublikowaniem sprawdź wynik
Otwórz gotowy dokument i sprawdź każdą stronę. Poszukaj usuniętych danych i zwróć uwagę na informacje zawarte w nazwie pliku, stopkach, zeskanowanych elementach oraz załącznikach.
Dokument należy udostępnić prowadzącemu szkolenie lub uczestnikom dopiero po zakończeniu przeglądu.
W jaki sposób Bluur wspiera przygotowywanie materiałów szkoleniowych?
Ręczne wyszukiwanie danych osobowych na każdej stronie zajmuje dużo czasu. Łatwo też przeoczyć informacje ukryte w stopce, tabeli, skanie lub innej części dokumentu.
Bluur automatycznie analizuje plik i klasyfikuje znalezione informacje. Użytkownicy mogą przeglądać wykryte dane bezpośrednio w dokumencie, sprawdzać wyniki oraz wybierać elementy, które powinny zostać zanonimizowane.
System obsługuje formaty plików, takie jak PDF, JPG, PNG i TIFF. Umożliwia on również organizacjom stosowanie schematów anonimizacji, co ułatwia przygotowywanie podobnych materiałów zgodnie z wcześniej ustalonymi zasadami.
Bluur nie decyduje, jakie informacje mogą zostać wykorzystane podczas szkolenia. Decyzja ta należy do osoby odpowiedzialnej za dany dokument. System przyspiesza jednak wykrywanie danych, ogranicza nakład pracy ręcznej i pomaga przygotować bezpieczniejszą kopię materiału.
Prawdziwy przykład nie musi zawierać rzeczywistych danych osobowych
Dobrze przygotowane materiały szkoleniowe zachowują wartość oryginalnego dokumentu. Przedstawiają one rzeczywisty problem, proces lub błąd, nie ujawniając przy tym informacji, które nie są potrzebne uczestnikom.
Anonimizacja materiałów szkoleniowych pozwala organizacjom korzystać z wiedzy zaczerpniętej z rzeczywistych przypadków, jednocześnie ograniczając ryzyko ujawnienia danych osobowych. Powinno to zatem stać się standardowym etapem przygotowywania szkoleń, warsztatów i prezentacji.
Załóż bezpłatne konto w serwisie Bluur i wypróbuj funkcję anonimizacji dokumentów
